Das Recht auf Einsicht in personenbezogene Daten ist in verschiedenen Gesetzen und Vorschriften geregelt. Je nach Situation bestehen unterschiedliche Ansprüche.

Im Folgenden beschreibe ich die wesentlichen Möglichkeiten.

Nach § 25 Abs. 1 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X) haben Beteiligte eines Verwaltungsverfahrens das Recht auf Einsicht in die sie betreffenden Akten.

Die Vorschrift gilt insbesondere im sozialrechtlichen Kontext (z.B. Schwerbehinderung, Erwerbsminderungsrente, Medizinischer Dienst, …).

Eine Akteneinsicht durch Betroffene erfolgt in der Regel in den Räumlichkeiten der Behörde. Jedoch ist es ein Versuch wert, die Behörde um die Zusendung der Unterlagen zu bitten. Rechtsanwälte bekommen die Akte in der Regel an ihren Kanzleisitz geschickt.

Beispieltext für eine Akteneinsicht

In absoluten Ausnahmefällen werden die Unterlagen nach § 25 Abs. 2 SGB X durch einen Arzt bzw. Behördenmitarbeiter erläutert. Dies kann der Fall sein, wenn durch das Lesen der Unterlagen ein gesundheitlicher Schaden (Retraumatisierung, Selbstverletzung, …) zu befürchten ist. Auch in diesem Fall hat man das Recht auf alle Unterlagen.

Nach § 25 Abs. 1 (5) SGB X „können die Beteiligten Auszüge oder Abschriften selbst fertigen oder sich Ablichtungen durch die Behörde erteilen lassen“. Für Kopien kann die Behörde üblicherweise 50 Cent pro Seite berechnen. In der Regel ist es aber auch zulässig, die Seiten z.B. mit dem Handy abzufotografieren.

Gemäß Art. 15 DSGVO besteht ein allgemeiner Anspruch auf Auskunft gegenüber Verantwortlichen, die personenbezogene Daten verarbeiten.

Dieser Anspruch richtet sich nicht nur an öffentliche Stellen, sondern an jede datenverarbeitende Institution, also z. B. auch Unternehmen, Krankenhäuser oder Versicherungen.

Der Auskunftsanspruch umfasst unter anderem:

• die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• den Zweck der Verarbeitung,
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern,
• die Speicherdauer,
• sowie das Recht auf eine Kopie der Daten

Die Auskunft ist grundsätzlich kostenfrei und innerhalb eines Monats zu erteilen.

Im medizinischen Bereich regelt § 630g Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) den Anspruch von Patienten auf Einsicht in ihre Patientenakte. Dieser Anspruch besteht unabhängig von der konkreten Behandlungssituation und bezieht sich auf alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Behandlung gespeichert wurden.

Die Einsicht kann verweigert oder eingeschränkt werden, etwa wenn therapeutische Gründe dies nahelegen. Zudem kann die Ärztin bzw. der Arzt für Kopien der Akte ein angemessenes Entgelt verlangen.

Für eine ausführliche Gegenüberstellung von Akteneinsicht und Auskunftsrecht nach DSGVO ist auf diesen Artikel verwiesen.

Während § 630g BGB spezifische Regelungen für den Bereich der medizinischen Behandlung enthält, bietet Art. 15 DSGVO in vielen Fällen einen umfassenderen und günstigeren Zugang zu den Daten:

Gemäß DSGVO besteht ein Anspruch auf eine kostenfreie Kopie der Daten.

Die Einsicht ist nicht auf die Patientenakte im engeren Sinne beschränkt, sondern bezieht sich auf alle verarbeiteten personenbezogenen Gesundheitsdaten.

Daher kann es im medizinischen Kontext oft sinnvoll sein, sich auf Art. 15 DSGVO zu berufen, um eine vollständige und unentgeltliche Auskunft zu erhalten – insbesondere dann, wenn auch digitale Daten, Laborwerte oder administrative Vermerke außerhalb der Patientenakte abgefragt werden sollen.

Beispieltext für eine DSGVO-Auskunft